A fuvarozás nemcsak a rakomány szállításáról szól – a dokumentáció és adminisztráció ugyanolyan fontos része a munkának. Egy hiányzó aláírás, egy rosszul megírt fuvarmegbízás vagy egy elfelejtett állásidő igazolás tízezrekbe vagy még többe kerülhet.
Összegyűjtöttük a 5 leggyakoribb hibát, amit a magyar fuvarozók gyakran elkövetnek – és megmutatjuk, hogyan tudod ezeket egyszerűen elkerülni.
🧾 1. Hiányos vagy pontatlan fuvarmegbízás
A fuvarmegbízás az egyik legfontosabb dokumentum – ha nincs megfelelően kitöltve, nem fogod tudni érvényesíteni a jogi igényeidet egy vita esetén.
Gyakori hibák:
- Nincs rajta az indulás vagy érkezés pontos időpontja
- Hiányzik a rakomány leírása
- Nincs feltüntetve a fizetési határidő
✅ Tipp: Használj előre elkészített, jogilag is korrekt fuvarmegbízási szerződés sablont, amibe csak az adatokat kell beírnod.
⌛ 2. Nincs dokumentálva az állásidő
Egy hosszú várakozás a rakodásnál könnyen több órás állásidőt is jelenthet – amit sokszor ki sem számláznak, mert nincs róla semmi dokumentáció.
Gyakori következmény:
➡️ Elmaradt bevétel
➡️ Vitatott számlák
✅ Megoldás: Mindig legyen kéznél állásidő igazolás sablon, amit azonnal alá tudsz íratni a partnerrel a helyszínen.
📦 3. Nincs megfelelő átadás-átvételi jegyzőkönyv
A szállítmány átadásakor fellépő károk vagy hiányok csak akkor bizonyíthatók, ha van átvételi dokumentum. A „szóban volt” már nem ér semmit.
Gyakori hiba:
- A sofőrök nem kérnek vagy nem adnak át írásos dokumentumot
✅ Tipp: Töltsd le és használj rakodási nyilatkozat sablont, amit menetlevél mellé is csatolhatsz.
📉 4. Nem egységes dokumentumok = káosz
Sok vállalkozásnál mindenki „saját kis Word-doksit” használ – ennek eredménye:
- Eltérő forma, hiányzó mezők
- Nem kereshető vissza, nincs nyomon követés
- Professzionalizmus teljes hiánya
✅ Megoldás: Építs ki egy saját sablonrendszert – ebben segítenek a ForciiLog profi dokumentumsablonjai, amik egységes és letisztult arculatot adnak a cégednek.
🕳️ 5. Nem követed nyomon az adminisztrációt
A dokumentumokat sokszor elmentik egy mappába – aztán soha többet nem látja senki.
👉 Nincs státuszkezelés, nincs emlékeztető a fizetési határidőkről, nincs átláthatóság.
✅ Tipp: Használj egy egyszerű Excel-alapú nyilvántartót, vagy próbáld ki a Trello / ClickUp platformokat digitális fuvarszervezésre.
🧩 Hogyan tegyél rendet az adminisztrációban?
- Vezesd be az alap sablonokat: fuvarmegbízás, állásidő, átadás-átvétel
- Használj egységes fájlneveket és mappastruktúrát
- Gondolkozz előre: már a felrakásnál gondolj arra, hogy mit kell majd igazolnod utólag
- Automatizálj, amit csak lehet – akár egy jól felépített Excel is csodákra képes
📎 További hasznos sablonok a fuvar adminisztrációhoz:
- Szállítási szerződés – hosszú távú együttműködéshez
- Reklamációs jegyzőkönyv – vitás esetekre
- Rakodási nyilatkozat – biztosítási ügyekhez
👉 Teljes lista itt: https://forciilog.hu/termekek
